Satzung der Stiftung "Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) – Leibniz-Informationszentrum Lebenswissenschaften" vom 6.5.2015
Die Stiftung Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) – Leibniz-Informationszentrum Lebenswissenschaften gibt sich gemäß § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Errichtung einer Stiftung „Deutsche Zentralbibliothek für Medizin“ vom 19. Dezember 2013 (GV. NRW. S. 881) – im Folgenden „Errichtungsgesetz“ – folgende Satzung:
§ 1 Name, Rechtsform, Sitz, Organisation
(1) Die Stiftung führt den Namen „Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) – Leibniz-Informationszentrum Lebenswissenschaften“.
(2) Sie ist eine rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts und hat ihren Sitz in Köln. In Bonn befindet sich ein weiterer Standort.
(3) Die Stiftung gliedert sich in Programm- und Querschnittsbereiche, die im Programmbudget dargestellt werden.
§ 2 Zweck und Aufgaben der Stiftung; Kooperation mit Hochschulen; Chancengleichheit
(1) Die Stiftung verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Zweck der Stiftung ist die Förderung von Wissenschaft und Forschung.
(2) Der Satzungszweck wird insbesondere dadurch verwirklicht, dass die Stiftung
1. zur Abdeckung des Bedarfs in Forschung, Lehre und Praxis die überregionale Informations- und Literaturversorgung in den Fachgebieten Medizin, Gesundheitswesen, Ernährungs-, Umwelt- und Agrarwissenschaften sowie deren Grundlagenwissenschaften und Randgebieten sicherstellt,
2. zielgruppenspezifisch in- und ausländische Literatur sowie sonstige analoge und digitale Informationsmedien beschafft, erschließt, archiviert und bereitstellt,
3. Forschungs- und Entwicklungsprojekte im Bereich der Informationswissenschaften zur Weiterentwicklung der Informations- und Literaturversorgung durchführt.
(3) Die Stiftung kooperiert; zur Erfüllung ihrer Aufgaben mit Hochschulen, insbesondere durch die gemeinsame Berufung von Professorinnen oder Professoren und die Einstellung von Promovierenden, sowie mit außerhochschulischen Forschungseinrichtungen des In- und Auslands. Näheres regeln Kooperationsverträge.
(4) Die Stiftung fördert die Chancengleichheit von Frauen und Männern.
§ 3 Gemeinnützigkeit
(1) Die Stiftung ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Die der Stiftung zur Verfügung stehenden Mittel dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Stifterin und ihre Rechtsnachfolger – sofern sie nicht selbst als steuerbegünstigt anerkannt sind – erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln der Stiftung. Die Stiftung darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Stiftung fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigen.
(2) Bei Auflösung oder Aufhebung der Stiftung oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke fällt das Stiftungsvermögen an das Land Nordrhein-Westfalen, das es unmittelbar und ausschließlich für wissenschaftliche Zwecke zu verwenden hat.
§ 4 Stiftungsvermögen, Zuwendungen
(1) Die Stiftung erfüllt ihre Aufgaben aus Zuwendungen des Bundes, des Landes Nordrhein-Westfalen sowie der übrigen Länder, Zuwendungen von Dritten sowie sonstigen Einnahmen. Die jeweils geltenden Bewirtschaftungsbestimmungen und Bewilligungsbedingungen der Zuwendungsgeber sind zu beachten.
(2) Das Stiftungsvermögen kann durch Zustiftungen erhöht werden.
§ 5 Organe
Organe der Stiftung sind gemäß § 5 Errichtungsgesetz:
1. der Stiftungsrat,
2. die Direktorin oder der Direktor,
3. der Wissenschaftliche Beirat.
§ 6 Stiftungsrat
(1) Der Stiftungsrat umfasst gemäß § 6 Absatz 1 Nummern 1 bis 4 Errichtungsgesetz als Mitglieder mit Stimmrecht je eine Vertreterin oder einen Vertreter des Landes, des Bundes, der Universität Köln und der Universität Bonn.
(2) Dem Stiftungsrat gehören gemäß § 6 Absatz 1 Nummer 5 Errichtungsgesetz darüber hinaus drei weitere stimmberechtigte Personen an, die von dem für Forschung zuständigen Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen im Einvernehmen mit dem zuständigen Ministerium des Bundes bestellt werden. Diese Mitglieder sollen Personen sein, die den verschiedenen Aufgabenbereichen der Stiftung fachlich entsprechen und die aufgrund ihrer fachlichen Eignung in der Lage sind, die Stiftung in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Bei ihrer Bestellung ist das Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW zu beachten.
(3) Die Bestellung der in Absatz 2 genannten Mitglieder des Stiftungsrats erfolgt für die Dauer von vier Jahren. Die einmalige Wiederbestellung ist zulässig.
(4) Den Vorsitz des Stiftungsrats hat die Vertreterin oder der Vertreter des für Forschung zuständigen Ministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Stellvertretung hat die Vertreterin oder der Vertreter des zuständigen Bundesministeriums. Der Stiftungsrat kann auch ein anderes Mitglied aus seiner Mitte als Vorsitzende oder Vorsitzenden oder als Stellvertretung wählen.
(5) Die Direktorin oder der Direktor, ihre oder seine Stellvertretung, die kaufmännische Geschäftsführerin oder der kaufmännische Geschäftsführer, die oder der Vorsitzende des Wissenschaftlichen Beirats bzw. eine vom Wissenschaftlichen Beirat benannte Vertretung, die beiden Personen, die auf Vorschlag des Personalrats vom Stiftungsrat berufen wurden, sowie die Gleichstellungsbeauftragte nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen des Stiftungsrats teil.
(6) Im Falle einer Verhinderung können sich die Mitglieder des Stiftungsrats nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 bis 4 Errichtungsgesetz sowie nach § 6 Absatz 2 Errichtungsgesetz (Mitglieder mit beratender Stimme) vertreten lassen.
(7) Die Mitglieder sind zur Verschwiegenheit in Angelegenheiten verpflichtet, die ihnen als Mitglied bekannt geworden sind und deren Vertraulichkeit sich aus Rechtsvorschriften, auf Grund besonderer Beschlussfassung des Stiftungsrats oder aus der Natur des Gegenstands ergibt.
(8) Die Mitglieder sind ehrenamtlich tätig. Die entstandenen notwendigen und angemessenen Auslagen werden entsprechend den Bestimmungen des Gesetzes über die Reisekostenvergütung für die Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter des Landes Nordrhein-Westfalen (Landesreisekostengesetz –LRKG) erstattet, soweit eine Erstattung nicht durch Dritte geleistet wird.
(9) Der Stiftungsrat kann sich eine Geschäftsordnung geben.
§ 7 Aufgaben und Sitzungen des Stiftungsrats
(1) Der Stiftungsrat hat insbesondere die Aufgabe, die Tätigkeit der Stiftung hinsichtlich deren Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit zu überwachen. Er hat auch die Entwicklung und Umsetzung des Forschungskonzepts sowie der Forschungsziele und der Gesamtstrategie zu überwachen.
(2) Der Stiftungsrat hat insbesondere folgende Aufgaben:
1. Er beschließt über den Erlass und die Änderung der Satzung,
2. er beschließt über den Erlass und die Änderung der Gebühren- sowie der Benutzungsordnung,
3. er beschließt das jährliche Programmbudget einschließlich des Wirtschaftsplans,
4. er stellt den Jahresabschluss fest und entlastet die Direktorin oder den Direktor,
5. er nimmt den Jahresbericht der Direktorin oder des Direktors entgegen,
6. er beschließt über die Bestellung und Abberufung der Direktorin oder des Direktors sowie deren bzw. dessen Stellvertretung, der kaufmännischen Geschäftsführerin oder des kaufmännischen Geschäftsführers sowie der Mitglieder des Wissenschaftlichen Beirats,
7. er beschließt über die Bestellung der sachverständigen Prüferinnen oder Prüfer oder eine unabhängige Prüfungseinrichtung.
(3) Der vorherigen Zustimmung des Stiftungsrats bedürfen
1. Rechtsgeschäfte, die über den Rahmen der laufenden Geschäfte hinausgehen und der Stiftung über ein Jahr hinausgehende Verpflichtungen auferlegen und
2. wesentliche organisatorische Änderungen.
(4) Der Stiftungsrat tagt in der Regel zweimal jährlich und wird von der oder dem Vorsitzenden schriftlich einberufen. Die Einladung ist mindestens drei Wochen vor dem Sitzungstermin zu versenden. Mit der Einladung werden eine Tagesordnung sowie die Beschlussvorlagen übersandt. Über die Sitzungen des Stiftungsrats wird ein Protokoll erstellt.
(5) In eiligen Fällen kann die oder der Vorsitzende, im Verhinderungsfall die oder der stellvertretende Vorsitzende, Beschlüsse im schriftlichen Umlaufverfahren herbeiführen, sofern kein stimmberechtigtes Mitglied diesem Verfahren binnen zwei Wochen nach Aufgabe des Beschlussvorschlags zur Post widerspricht.
(6) Die Beschlussfähigkeit des Stiftungsrats ist gegeben, wenn die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist einschließlich der oder des Vorsitzenden, im Verhinderungsfall der oder des stellvertretenden Vorsitzenden, sowie der Vertreter oder Vertreterinnen von Bund und Land.
(7) Beschlüsse des Stiftungsrats werden mit der Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der oder des Vorsitzenden, im Verhinderungsfall die Stimme der oder des stellvertretenden Vorsitzenden. Satzungsänderungen sowie die Wahl eines anderen Mitglieds als Vorsitzende oder Vorsitzenden gemäß § 6 Absatz 4 Satz 3 bedürfen einer Mehrheit von zwei Dritteln der stimmberechtigten Mitglieder des Stiftungsrats.
(8) Beschlüsse
1. zu Fragen von wissenschafts- und forschungspolitischer Bedeutung oder
2. mit erheblichen finanziellen Auswirkungen oder
3. in Bezug auf das Leitungspersonal der Stiftung oder
4. zu Angelegenheiten des § 7 Absatz 3 dieser Satzung
bedürfen der Zustimmung der Vertreterin oder des Vertreters des Landes sowie des Bundes.
(9) Im Stiftungsrat hat jedes anwesende, stimmberechtigte Mitglied grundsätzlich eine Stimme. Abwesende Mitglieder können ihr Stimmrecht durch schriftliche Vollmacht auf ein anderes stimmberechtigtes Mitglied des Stiftungsrats übertragen, wobei ein stimmberechtigtes Mitglied dann maximal zwei Stimmen haben darf.
§ 8 Direktorin oder Direktor
(1) Die Direktorin oder der Direktor wird vom Stiftungsrat bestellt. Die Bestellung erfolgt für die Dauer von fünf Jahren. Wiederbestellung ist möglich.
(2) Die Bestellung der Direktorin oder des Direktors erfolgt im Rahmen einer gemeinsamen Berufung mit einer Universität. Die Stelle ist öffentlich auszuschreiben.
(3) Die Direktorin oder der Direktor hat eine Stellvertretung. Diese wird auf Vorschlag der Direktorin oder des Direktors durch den Stiftungsrat für fünf Jahre bestellt. Wiederbestellung ist möglich.
(4) Bis zur Besetzung der Direktorenstelle im Rahmen einer gemeinsamen Berufung gilt die Übergangsregelung in § 16 Absatz 1.
§ 9 Aufgaben der Direktorin oder des Direktors
(1) Die Direktorin oder der Direktor leitet die Stiftung und vertritt sie nach außen, gerichtlich und außergerichtlich.
(2) Die Direktorin oder der Direktor hat insbesondere folgende Aufgaben:
1. Sie oder er führt die laufenden Geschäfte der Stiftung, sofern nicht ein anderes Organ zuständig ist oder der Stiftungsrat sich im Einzelfall die Entscheidung vorbehalten hat.
2. Sie oder er erstellt den Wirtschaftsplan in der Form eines Programmbudgets sowie die mittelfristige Programmplanung.
3. Sie oder er erstellt den Jahresabschluss, Sachbericht sowie Jahresbericht.
4. Sie oder er unterbreitet dem Stiftungsrat einen Vorschlag für die Besetzung der kaufmännischen Geschäftsführung und der Stellvertretung der Direktorin oder des Direktors sowie für die Bestimmung der Prüferinnen oder Prüfer oder der Prüfungseinrichtung gemäß § 4 Absatz 8 Satz 3 Errichtungsgesetz.
5. Sie oder er ist dienstvorgesetzte Stelle des Personals der Stiftung und trifft die dienst- und arbeitsrechtlichen Entscheidungen.
6. Sie oder er bereitet die Sitzungen und Beschlüsse des Stiftungsrats vor und führt die gefassten Beschlüsse aus.
§ 9a Interimsdirektorin oder Interimsdirektor
Scheidet die Direktorin oder der Direktor durch Abberufung, Amtsniederlegung oder aus sonstigen Gründen aus, kann der Stiftungsrat bis zur Bestellung einer Nachfolgerin oder eines Nachfolgers eine Interimsdirektorin oder einen Interimsdirektor gemäß § 7 Absatz 2 Nummer 6 bestimmen. Für ihren oder seinen Aufgabenbereich gelten § 9 und die Übergangsregelung in § 16 Absatz 1 Satz 2 entsprechend.
§ 10 Kaufmännische Geschäftsführung
(1) Die kaufmännische Geschäftsführerin oder der kaufmännische Geschäftsführer wird vom Stiftungsrat für die Dauer von fünf Jahren bestellt und von ihm abberufen. Die Wiederbestellung ist zulässig. Die Stelle ist öffentlich auszuschreiben. Die Übergangsregelung in § 16 Absatz 1 ist zu beachten.
(2) Die kaufmännische Geschäftsführerin oder der kaufmännische Geschäftsführer ist dem Direktor oder der Direktorin für die Führung der rechtlichen, kaufmännischen und administrativen Geschäfte der Stiftung zur Seite gestellt. Sie oder er nimmt vorbehaltlich der Übergangsregelung in § 16 Absatz 1 die Aufgaben der Beauftragten oder des Beauftragten für den Haushalt (BdH) gemäß § 9 Landeshaushaltsordnung NRW (LHO) wahr.
§ 11 Wissenschaftlicher Beirat
(1) Der Wissenschaftliche Beirat besteht aus mindestens fünf und bis zu zwölf international angesehenen, im Berufsleben stehenden, in- und ausländischen sachverständigen Mitgliedern, die den von der ZB MED abzudeckenden Fachgebieten, dem informationswissenschaftlichen Bereich sowie dem Bereich der Nutzerinnen und Nutzer nahe stehen. Die Berufung der Mitglieder erfolgt durch den Stiftungsrat für die Dauer von vier Jahren. Die einmalige Wiederberufung ist zulässig.
(2) Der Wissenschaftliche Beirat wählt aus seiner Mitte mit einfacher Mehrheit eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden und eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter.
(3) § 6 Absätze 7 bis 9 gelten entsprechend.
§ 12 Aufgaben und Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirats
(1) Der Wissenschaftliche Beirat berät die Direktorin oder den Direktor sowie den Stiftungsrat in grundlegenden fachlichen und fachübergreifenden Angelegenheiten. Darüber hinaus bewertet er regelmäßig die Leistungen beziehungsweise die Qualität und Nutzerorientierung des Angebots der Stiftung.
(2) Der Wissenschaftliche Beirat hat insbesondere folgende Aufgaben:
1. die Direktorin oder den Direktor bei der mittelfristigen Forschungs- und Entwicklungsplanung sowie bei nationalen und internationalen Kooperationen zu beraten,
2. zum Entwurf des Arbeitsprogramms, der Perspektivenplanung und der langfristigen Strategie Stellung zu nehmen,
3. zum Entwurf des Programmbudgets Stellung zu nehmen und Empfehlungen zum Ressourceneinsatz zu geben,
4. den Stiftungsrat bei der Gewinnung von Leitungspersonal und bei wichtigen Entscheidungen zur Weiterentwicklung der Stiftung zu unterstützen,
5. die Forschungs-, Service- und Beratungsleistungen der einzelnen Arbeitseinheiten in regelmäßigen Abständen im Dialog mit der Direktorin oder dem Direktor und den übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gegebenenfalls unter Beteiligung externer Sachverständiger, zu bewerten (Audit),
6. der Direktorin oder dem Direktor sowie dem Stiftungsrat über die Bewertung zu berichten.
(3) Der wissenschaftliche Beirat soll über grundlegende fachliche und fachübergreifende Angelegenheiten rechtzeitig unterrichtet werden.
(4) Der Wissenschaftliche Beirat tagt mindestens einmal jährlich und wird von der oder dem Vorsitzenden schriftlich einberufen. Die Einladung ist mindestens drei Wochen vor dem Sitzungstermin zu versenden. Mit der Einladung wird eine Tagesordnung übersandt. Über die Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirats wird ein Protokoll erstellt.
(5) § 7 Absatz 5 gilt entsprechend.
(6) Die Beschlussfähigkeit des Wissenschaftlichen Beirats ist gegeben, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder einschließlich der oder des Vorsitzenden, im Verhinderungsfall der oder des stellvertretenden Vorsitzenden, anwesend sind.
(7) Beschlüsse des Wissenschaftlichen Beirats werden mit der Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der oder des Vorsitzenden, im Verhinderungsfall die Stimme der oder des stellvertretenden Vorsitzenden.
§ 13 Wirtschaftsplan und Jahresabschluss
(1) Wirtschaftsführung und Rechnungswesen erfolgen nach kaufmännischen Grundsätzen. Buchführung und Rechnungslegung erfolgen nach Bewirtschaftungsgrundsätzen, die mit dem Wirtschaftsplan in der Form eines Programmbudgets in Kraft gesetzt werden. Im Übrigen gelten die Rechtsvorschriften des Landes Nordrhein-Westfalen über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen und über die Rechnungsprüfung sowie die hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften.
(2) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
(3) Im Einklang mit dem Haushaltsaufstellungsverfahren der Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz (GWK) erstellt die Direktorin oder der Direktor einen Wirtschaftsplan in der Form eines Programmbudgets, der alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben enthält. Er bildet die Grundlage für die Erträge und Aufwendungen; ihm ist als Anlage eine Übersicht über die Stellen der Stiftung beizufügen.
(4) Innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt die Direktorin oder der Direktor den Jahresabschluss sowie einen Sachbericht. Die Prüferinnen oder Prüfer oder die Prüfungseinrichtung gemäß § 4 Absatz 8 Satz 3 Errichtungsgesetz prüft den Jahresabschluss darauf, ob die Mittel entsprechend dem Stiftungszweck gemäß § 2 Errichtungsgesetz verwendet wurden und ob Wirtschaftsführung und Rechnungslegung den Vorschriften des § 4 Errichtungsgesetz sowie der Absätze 1 bis 3 entsprochen haben. Die Direktorin oder der Direktor hat den Prüferinnen oder Prüfern oder der Prüfungseinrichtung Auskünfte zur Haushalts- und Wirtschaftsführung zu erteilen und auf Verlangen Einblick in sämtliche Geschäftsunterlagen zu gewähren. Die Prüferinnen oder Prüfer oder die Prüfungseinrichtung erstellt über das Ergebnis der Prüfung einen Prüfbericht. Die Direktorin oder der Direktor legt den Jahresabschluss zusammen mit dem Prüfbericht, dem Sachbericht, der Vermögensübersicht sowie dem Jahresbericht unverzüglich dem Stiftungsrat vor.
(5) Die Haushalts- und Wirtschaftsführung unterliegt der Prüfung durch den Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen sowie den Bundesrechnungshof.
§ 14 Satzungsänderung
Änderungen der Satzung bedürfen einer Mehrheit von zwei Dritteln der stimmberechtigten Mitglieder des Stiftungsrats und der Genehmigung durch das für Forschung zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen im Einvernehmen mit dem Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen.
§ 15 Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt
Beschlüsse über Satzungsänderungen und über die Auflösung der Stiftung sind dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Bei Satzungsänderungen, die den Zweck der Stiftung betreffen, ist zuvor die Stellungnahme des Finanzamtes zur Steuerbegünstigung einzuholen.
§ 16 Übergangsregelung, Inkrafttreten
(1) Die vor dem Inkrafttreten dieser Satzung erfolgte Bestellung eines Direktors wird von § 8 (Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 Satz 1) nicht berührt. Der vor Inkrafttreten dieser Satzung bestellte Direktor nimmt wie bisher die Funktion des Beauftragten des Haushalts anstelle der kaufmännischen Geschäftsführerin oder des kaufmännischen Geschäftsführers wahr. Die Besetzung der kaufmännischen Geschäftsführung (§ 10 Absatz 1) wird zunächst zurückgestellt. Der vor Inkrafttreten dieser Satzung bestellte Verwaltungsleiter nimmt seine Aufgaben weiterhin wahr. Die Übergangsregelung in Satz 1 und Satz 2 gilt bis zur Bestellung einer Direktorin oder eines Direktors im Rahmen einer gemeinsamen Berufung und der entsprechenden Entscheidung des Stiftungsrats gemäß § 7 Absatz 2 Nummer 6. Die Übergangsregelung in Satz 3 und Satz 4 gilt mindestens bis zur Bestellung eines Direktors oder einer Direktorin gemäß § 7 Absatz 2 Nummer 6 und endet spätestens mit dem Ausscheiden des Verwaltungsleiters.
(2) Diese Satzung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen in Kraft.
Düsseldorf, den 5. Mai 2015
